Cea mai des intalnita forma de organizare a unei societati in Romania este SRL-ul (Scietatea cu raspundere limitata).
SRL-ul este ales pentru ca are cele mai multe avantaje:
Se infiinteaza intr-un timp relativ scurt (2-3 zile)
Necesita un capital social minim de 200 de lei
Asociatii si administratorii au raspundere limitata fata de capitalul social depus de fiecare la infiintarea firmei, dupa cum ii spune si numele
Daca esti asociat intr-o firma sau daca te-ai gandit sa deschizi una, probabil te-ai intrebat macar odata ce inseamna sa fii administrator intr-un SRL. In randurile ce urmeaza gasesti raspunsuri la toate intrebarile pe care le-ai putea avea in legatura cu administratorul in SRL.
In principiu administratorul se ocupa de punerea in aplicare a deciziilor Adunarii Generale a Asociatilor (AGA) societatii si de punerea in aplicare a prevederilor actului constitutiv.
Acesta este obligat ca la infiintarea societatii sa incheie formalitatile necesare pentru inregistrarea societatii respective la Registrul Comertului. Dupa inregistrare, in calitate de reprezentant legal, administratorul trebuie sa gestioneze activitatile de zi cu zi aele firmei. In plus, potrivit Legii nr. 31/1990 (Legea societăților) este obligat sa depuna un exemplar alsemnaturii sale la Registrul Comertului, impreuna cu actul constitutiv al societatii.
O societate poate fi condusa atat de administrator cat si de unul sau mai multi asociati, iar unul dintre asociati poate avea calitatea de administrator. Drepturile si obligatiile acestora sunt prevazute in actul constitutiv al societatii.
Administratorul este cel care duce la indeplinire deciziile firmei, prin semnarea documentelor firmei si punerea acestora in executare, chiar daca asociatii au adunari generale prin care decid problemele firmei.
Administratorul unei firme poate fi asociat sau neasocciat, persoana fizica sau juridica, romana sau straina. De exemplu:
O persoana din afara firmei
Un cetatean roman sau strain
O persoana juridica romana sau straina
Administrator persoana fizica
Pentru ca o persoana fizica sa aiba calitatea de administrator, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
Pe langa aceste conditii, se pun trei probleme:
Problema calitatii de asociat a administratorului
Problema cumulului functiei de administrator cu calitatea de salariat al aceleiasi societati
Problema cumulului calitatii de administrator la mai multe societati
Capacitatea juridica a administratorului
Administratorul persoana fizica trebuie sa aiba capacitate deplina de folosinta si de exercitiu.
Capacitatea de folosinta consta in aptitudinea omului de a avea drepturi si obligatii civile, iar capacitatea deplina de exercitiu este aptitudinea de a dobandi si exercita drepturi civile si de a-si asuma si executa obligatiile civile.
Pentru ca o persoana fizica sa fie desemnata administrator trebuie sa aiba mnim 18 ani.
Onorabilitatea administratorului
Persoana fizica desemnata ca administrator trebuie sa aiba o oarecare moralitate, deoarece pozitia sa in cadrul societatii trebuie sa impuna credibilitate, incredere, absolut necesara atat in raporturile cu societatea, cat si in raporturile cu tertii si cu alti comercianti.
Aceasta conditie este prevazuta in Legea societatilor, art. 6 alin (2). Asta inseamna ca nu pot fi administratori persoane care au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, precum si pentru alte infractiuni prevazute de legea societatilor.
In acest sens se da o declaratie pe proprie raspundere, sub sanctiunea de fals, in care precizezi ca indeplinesti conditiile de mai sus, deoarece ONRC nu are cum sa verifice acest aspect.
Calitatea de asociat a administratorului
In ceea ce priveste cumulul calitatii de asociat cu cea de administrator in SRL, Legea societatilor distingea anterior intre:
Societatea in nume colectiv si societatea in comandita simpla, unde administratorul trebuie sa aiba calitatea de asociat
Societatea pe actiuni si societatea cu raspundere limitata, unde administratorul poate fi asociat sau neasociat
Cumulul functiei de administrator cu calitatea de salariat al aceleiasi societati
Legea dispune ca pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca. Daca administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, contractul individual de munca se suspenda pe perioada mandatului. Art. 197 alin. (4) din lege stabileste ca dispozitiile privitoare la administrarea societatilor pe actiuni nu sunt aplicabile societatilor cu raspundere limitata, indiferent daca sunt sau nu supuse onligatiei de auditare.
In ceea ce priveste societatile cu raspundere limitata, art. 197 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 prevede ca societatea este administrata de unul sau mai multi administratori, asociati sau neasociati, numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala. Asadar, in cazul SRL-urilor este permis cumulul calitatii de administrator cu cea de salariat.
Asta nu inseamna ca administratorul este obligat sa aiva calitatea de angajat. Acesta isi poate exercita mandatul fara probleme chiar si fara a fi angajat pe firma.
Cumulul calitatii de administrator la mai multe societati
Administratorul unui SRL nu poate accepta mandatul de administrator intr-o societate concurenta sau care are acelasi obiect de activitate fara autorizarea adunarii generale. Autorizarea trebuie sa fie expresa, iar incalcarea acestei interdictii constituie o cauza de revocare a mandatului si de raspundere pentru daune a administratorului.
De cele mai multe ori administratorul nu comunica toate societatile in care este administrator, iar acest lucru este foarte dificil de demonstrat. Trebuie precizat expres ce inseamna activitate concurenta, mai ales in acele situatii in care cel mai probabil nu este atat de evident.
Administrator persoana juridica
In cazul in care o societate sau o persoana juridica este denumita administrator, drepturile si obligatiile societatii administrate si a celui care administreaza se stabilesc printr-un contract de administrare, a carui natura juridica este cea a unui contract de mandat.
Daca o persoana juridica este numita administrator, este numit inclusiv reprezentantul din partea ei care se va ocupa efectiv de administrare. Reprezentantul este supus acelorasi conditii si obligatii si raspunde atat civil, cat si penal, exact ca un administrator persoana fizica.
La fel ca in cazul administratorului persoana fizica, administratorul persoana juridica poate fi o societate din Romania sau o societate straina.
Este necesara o atentie sporita in cazul in care o persoana juridica este numita administrator, deoarece trebuie facuta o decizie a asociatului unic sau o hotarare a adunarii generale prin care se precizeaza faptul ca societatea va fi administrator intr-o societate si ca accepta in mod expres mandatul. In cadrul aceleiasi operatiuni se desemneaza si reprezentantul persoana fizica in noua societate.
Trebuie scos si un certificat constatator, iar in cazul unei persoane juridice straiine, acesta trebuie tradus, legalizat si apostilat.
Administratorii sunt numiti in general prin actul constitutiv, iar pe parcursul activitatii printr-o decizie a Adunarii Generale a Asociatilor. Aceasta decizie confera unuia sau mai multor asociati sau neasociati mandatul de a administra societatea in cauza. Decizia se ia prin votul majoritatii absolute a asociatilor si a partilor sociale.
Pentru a numi sau a adauga un administrator in SRL sunt necesare urmatoarele documente:
Hotararea AGA/Decizia asociatului unic in care se mentioneaza cine este numit administrator, pe ce perioada si care ii sunt puterile
Actul Constitutiv actualizat in care se prevede si noul administrator
Declaratia administratorului ca indeplineste conditiile pentru a fi administrator in firma
Specimenul de semnatura al noului administrator
Copie dupa actul de identitate/certificatul de inmatriculare al administratorului
Administratorul poate fi numit fie pe o perioada limitata (3 sau 4 ani de obicei), fie pe o perioada nelimitata. Majoritatea firmelor isi numesc administratorii pe o perioada nelimitata.
Printre responsabilitatile administratorului se numara si punerea in aplicare a deciziilor AGA cu privire la:
Schimbarea formei juridice a societatii
Relocarea sediului social
Schimbarea activitatii principale a societatii
Adaugarea de noi activitati la actul constitutiv (coduri CAEN)
Stabilirea sau desfiintarea punctelor de lucru: sucursale, agentii sau alte unitati fara personalitate juridica, cu exceptia cazului in care actul constitutiv prevede altfel
Prelungirea duratei societatii
Majorarea capitalului social
Reducerea capitalului sau reunificarea prin emiterea de noi actiuni
Fuziunea cu o alta societate sau divizarea societatii
Dizolvarea anticipata a societatii
Deschiderea unui cont bancar
Achizitionarea unei proprietati
Contractarea unui imprumut pentru companie
Desemnarea unui auditor pentru firma
Administratorul poate sa numeasca in scris un tert care sa-l inlocuiasca pentru o perioada sau caruia sa-i delege obligatii specificate. Persoana poate sa-l inlocuiasca pentru toate puterile sau doar pentru o parte dintre ele, dupa cum este mentionat in actul de numire.
Administratorul se poate schimba prin doua ipostaze:
Daca se hotaraste in aceste sens in hotararea AGA
Daca administratorul societatii vrea sa demisioneze
Aceasta procedura este aceeasi cu procedura de numire, administratorul fiind schimbat prin hotararea AGA.
Administratorul unui SRL nu este obligat sa aiba contract de munca in cadrul societatii pentru care este numir administrator. Daca acesta este si asociat unic si administrator in societate, contractul de munca nu este acceptat, deoarece asociatul unic ar fi si angajat si angajator, iar relatia de subordonare intre salariat si patro, specifica unui contract de munca, nu ar exista.
In majoritatea cazurilor, asociatul unic din cadrul societatilor cu raspundere limitata are si calitatea de administrator comercial, numit prin actul constitutiv.
Cand se alege un administrator pentru firma, se poate incheia cu acesta si un contract de management, in care sunt stabilitedrepturile si obligatiile fiecarei parti si alte clauze, precum indicatori de performanta, procent pe care il primeste administratorul daca firma are profit sau daca exista un exit, etc. Acest contract este de natura civila, nu de munca.
Mandatul unui administrator de SRL poate fi cu titlu gratuit sau cu titlu oneros (remunerat).
Acesta poate fi remunerat si in baza unui contract individual de munca, incheiat cu societatea sau chiar prin contractul de management (contract de administrare a societatii). In cazul contractului de management se poate stabili procentul pe care il va primi administratorul daca firma are profit.
Remuneratia se stabileste prin actul constitutiv sau prin intelegerea ulterioara a partilor, prin lege sau prin hotarare judecatoreasca. In cel din urma caz, se va tine cont de uzante sau de valoarea serviciilor prestate de administrator.
Exista doua situatii in care administratorul isi poate da demisia:
Atunci cand prin AGA asociatii sunt de acord
In aceasta situatie, administratorul formuleaza in scris cererea de demisie care trebuie inregistrata in cadrul societatii cu cel putin 30 de zile inainte de data efectiva a incetarii activitatii administratorului. Apoi se convoaca AGA extraordinara, in cadrul careia se ia act de deimisia inaintata si de numeste un nou administrator. Odata numit alt administrator, se face un act aditional actului constitutiv cu noile modificari si se inregistreaza la Registrul Comertului.
Atunci cand prin AGA asociatii nu sunt de acord sau nu se prezinta la AGA
In acest caz, administratorul isi depune demisia, iar acest act unilateral trebuie sa aiba si stampila de primire/nr. de inregistrare la societate. Ulterior, administratorul va dispune convocarea AGA pentru a fi discutata cererea de demisie de catre asociati.
Daca in cadrul acestei AGA asociatii nu se prezinta sau nu voteaza, pe baza procesului verbal administratorul, desi nu va fi radiat din evidentele Registrului, totusi va aparea cu titlul de administrator demisionar, astfel ii vor putea fi imputate fapte ulterioare acestei date.
Obligatiile si raspunderea unui administrator sunt reglementate de dispozitiile referitoare la mandat, acestea reprezentand o raspundere civila contractuala si de cele speciale prevazute in Legea societatilor, acestea reprezentand o raspundere civila delictuala sau o raspundere penala.
Administratorul poate efectua orice operatiune necesara pentru indeplinirea activitatii societatii. Acesta este capabil sa semneze documente legate de managementul intern al companiei, precum si sa reprezinte pe deplin compania in relatiile cu terti.
Raspunderea civila este raspunderea fata de societate si actionari, terti si in caz de faliment al companiei.
Raspunderea penala intervine in cazurile de gestionare frauduloasa, incalcare a increderii, fabricarea si utilizarea documentelor false, etc.
Administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru:
Realitatea varsamintelor efectuate de asociati
Existenta reala a dividendelor platite
Existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere
Exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale
Stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea si actul constitutiv le impun
Daca mai multi administratori au lucrat impreuna, instanta poate stabili o raspundere proportionala culpei fiecaruia la savarsirea faptei cauzatoare de prejudicii.
Lasă un răspuns